Een vertrouwenspersoon biedt in de basis een luisterend oor. Iemand bij wie een werknemer in een veilige omgeving zijn verhaal kwijt kan over ongewenste ervaringen. Ook kan de vertrouwenspersoon de werknemer handvatten bieden voor mogelijke oplossingen. Of een werknemer daar gebruik van maakt, bepaalt diegene zelf. Een vertrouwenspersoon lost de problemen niet op.

Wanneer de situatie daar aanleiding toe geeft, kan een vertrouwenspersoon extra taken hebben. Denk aan helpen bij het indienen van een klacht of een werknemer doorverwijzen naar een specifieke instantie of hulpverlener.

Voorbeelden van taken van een vertrouwenspersoon zijn:

• Werknemers opvangen die te maken krijgen met ongewenst gedrag.
• Werknemers adviseren over situaties met betrekking tot ongewenst gedrag.
• De melder van een klacht opvangen, begeleiden, adviseren en doorverwijzen.
• De melder ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de behandeling daarvan.
• Nazorg verlenen aan de melder van ongewenst gedrag.
• Informatie en voorlichting geven aan werknemers over hun rol binnen de organisatie.
• Een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen en daarover jaarlijks rapporteren aan de werkgever. Bron KvK.nl

Bedrijven zijn nog niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Maar dat gaat veranderen. De wetswijzigingen is al door de Tweede Kamer. 

Ook ben je volgens de Arbowet verplicht je personeel te beschermen tegen lichamelijke, psychische en sociale klachten. De Arbowet noemt dit psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Denk aan stress door te hoge werkdruk, maar ook door bijvoorbeeld ongewenste omgangsvormen. Dit geldt voor alle werknemers.

Het beschikbaar hebben van een vertrouwenspersoon voor je werknemer kan verzuim voorkomen. Werkgerelateerde psychische klachten zorgen namelijk voor 64% van de 6 miljard aan werkgerelateerde verzuimkosten in Nederland. Bron KvK.nl

Een Extern vertrouwenspersoon heeft gemiddeld wat meer afstand tot de organisatie dan een Interne vertrouwenspersoon. Deze extra afstand kan zowel voor- als nadelen hebben. Als werkgever heb je direct een professioneel in huis, spaar je opleidingstijd en kosten en aanvullende bijscholingstijd. Omdat een Extern Vertrouwenspersoon bij meerdere bedrijven actief is kan hij zijn leerervaringen vanuit meerdere contexten toepassen wat de kwaliteit alleen maar verhoogt. Zeker voor kleine organisaties de oplossing omdat het anders een collega kan zijn die te dichtbij staat.

Als werkgever moet je alle werknemers op de hoogte stellen dat er een vertrouwenspersoon is, hoe ze deze kunnen bereiken en wat de beschikbaarheid is. Uit onderzoek van het ministerie SZW blijkt dat de bekendheid, beschikbaarheid en bereikbaarheid van een vertrouwenspersoon niet altijd duidelijk is. Vermeld deze informatie daarom veelvoudig op verschillende plekken. Deel de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld bij onboarding, in het personeelshandboek of plaats flyers in de kantine.

Herinner collega’s daarnaast regelmatig aan de rol van de vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via een post op intranet of per email. Zo voorkom je dat collega’s de mogelijkheid om naar een vertrouwenspersoon te gaan missen en vastlopen. (Bron: kvk.nl)